Paragon jest zwykle dokumentem sprzedaży dla konsumenta, a faktura służy przede wszystkim do dokumentowania transakcji między przedsiębiorcami. Nie można stosować ich zamiennie. Najważniejszy wyjątek stanowi paragon z NIP-em do kwoty 450 zł brutto, który może być fakturą uproszczoną.
Paragon a faktura – najważniejsze różnice
Paragon fiskalny potwierdza sprzedaż zaewidencjonowaną na kasie rejestrującej. Najczęściej otrzymuje go osoba fizyczna kupująca prywatnie. Faktura zawiera szerszy zestaw danych sprzedawcy i nabywcy, dlatego jest standardowym dokumentem w obrocie gospodarczym i może stanowić podstawę ujęcia wydatku w księgach oraz rozliczenia VAT, o ile spełnione są pozostałe warunki.
| Cecha | Paragon | Faktura pełna | Faktura uproszczona |
|---|---|---|---|
| Typowy nabywca | Konsument | Przedsiębiorca lub osoba fizyczna żądająca faktury | Przedsiębiorca, gdy spełnione są warunki ustawowe |
| Dane nabywcy | Zwykle brak danych nabywcy | Imię i nazwisko lub nazwa, adres oraz NIP, gdy jest wymagany | NIP nabywcy i dane pozwalające określić przedmiot oraz wartość sprzedaży |
| Możliwość odliczenia VAT | Co do zasady nie na podstawie zwykłego paragonu | Tak, jeśli zakup służy czynnościom opodatkowanym i spełnione są warunki ustawowe | Tak, jeśli dokument zawiera wymagane dane i zakup spełnia warunki odliczenia |
| Limit kwotowy | Brak limitu właściwego dla samego paragonu | Brak limitu właściwego dla faktury pełnej | Do 450 zł brutto lub 100 euro |
Kiedy paragon staje się fakturą uproszczoną?
Paragon z NIP-em nabywcy może być fakturą uproszczoną, jeżeli łączna kwota należności nie przekracza 450 zł brutto lub 100 euro. Taki dokument nie zawiera wszystkich danych typowych dla faktury pełnej, ale pozwala ustalić między innymi przedmiot sprzedaży, kwotę należności i podatek.
Aby paragon miał status faktury uproszczonej, musi spełniać podstawowe warunki:
- NIP nabywcy musi znajdować się na paragonie.
- Dokument musi zawierać dane pozwalające obliczyć kwotę VAT.
- Wartość transakcji nie może przekroczyć 450 zł brutto lub 100 euro.
- Paragon powinien wskazywać przedmiot sprzedaży oraz należność, z uwzględnieniem ewentualnych obniżek.
Jeżeli paragon z NIP-em spełnia te wymagania, nie wystawia się już do niego dodatkowej faktury pełnej. Jedna sprzedaż nie powinna być dokumentowana jednocześnie fakturą uproszczoną i drugą fakturą dotyczącą tej samej transakcji. Sprzedawca powinien odmówić wystawienia kolejnego dokumentu pełnego.
Jak wystawić fakturę do paragonu?
Od 2020 roku fakturę dla przedsiębiorcy można wystawić do paragonu fiskalnego wyłącznie wtedy, gdy na paragonie znajduje się NIP nabywcy. Kupujący powinien więc poinformować sprzedawcę przed zakończeniem sprzedaży, że nabywa towar lub usługę jako firma.
Postępowanie w takiej sytuacji wygląda następująco:
- Nabywca określa, że zakup jest związany z działalnością gospodarczą, i podaje sprzedawcy NIP.
- Sprzedawca umieszcza NIP na paragonie fiskalnym.
- Jeżeli transakcja przekracza 450 zł brutto, nabywca może otrzymać fakturę pełną do paragonu z NIP-em.
- Jeżeli transakcja nie przekracza tego limitu, paragon z NIP-em jest fakturą uproszczoną i nie wystawia się kolejnej faktury.
Brak NIP-u na paragonie zamyka drogę do wystawienia faktury na firmę. Nie wystarczy późniejsze podanie numeru przez nabywcę. Wystawienie faktury do paragonu bez NIP-u może skutkować sankcją w wysokości odpowiadającej 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze. Analogiczne ryzyko dotyczy nabywcy, który ujmie taki dokument w ewidencji VAT.
Faktury wystawione do paragonów, także w sprzedaży dla konsumentów, mogą podlegać oznaczeniu „FP” w ewidencji JPK. Oznaczenie ma charakter ewidencyjny, ponieważ sprzedaż została już ujęta na podstawie paragonu.
Czy osoba fizyczna może żądać faktury?
Tak. Konsument może poprosić o fakturę imienną, nawet jeśli przy zakupie otrzymał paragon. Żądanie można zgłosić w terminie trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Faktura dla osoby fizycznej nie musi zawierać jej NIP-u. Zwykle podaje się imię, nazwisko i adres, a numer PESEL nie jest obowiązkowym elementem dokumentu.
Termin wystawienia zależy od momentu zgłoszenia żądania. Gdy klient poprosi o fakturę jeszcze w miesiącu sprzedaży, sprzedawca wystawia ją najpóźniej do 15. dnia następnego miesiąca. Jeżeli żądanie wpłynie później, faktura powinna zostać wystawiona w ciągu 15 dni od jego otrzymania.
W przypadku sprzedaży na rzecz osoby fizycznej faktura imienna może zastąpić paragon, ale nie oznacza to, że każdy paragon można później dowolnie zamienić na fakturę. Szczególne ograniczenia dotyczą zakupów firmowych i wynikają z zasad określonych w ustawie o VAT.
Co powinien zrobić przedsiębiorca?
Przy zakupie firmowym należy od razu podać sprzedawcy NIP i sprawdzić, czy pojawił się na paragonie. Przy transakcji do 450 zł brutto paragon z NIP-em jest fakturą uproszczoną. Przy wyższej kwocie może stanowić podstawę do wystawienia faktury pełnej. Paragon bez NIP-u należy traktować jako dokument sprzedaży konsumenckiej, bez możliwości późniejszego wystawienia faktury na firmę.
