Faktura VAT jest standardowym dokumentem sprzedaży dla czynnego podatnika VAT. Przedsiębiorca zwolniony z VAT może wystawić fakturę bez VAT z oznaczeniem „zw”, a rachunek pozostaje uproszczoną formą potwierdzenia transakcji, która w praktyce jest coraz częściej zastępowana przez taką fakturę.
Faktura a rachunek – najważniejsze różnice
Oba dokumenty potwierdzają sprzedaż towaru albo wykonanie usługi, ale wynikają z innych regulacji i zawierają inny zakres danych. Fakturę VAT wystawia przede wszystkim czynny podatnik VAT. Zasady dotyczące faktur określa Ustawa o VAT.
Rachunek jest regulowany przez Ordynację podatkową. Może mieć zastosowanie wtedy, gdy przepisy nie nakładają obowiązku wystawienia faktury. W obrocie gospodarczym jego rolę w dużej mierze przejęła faktura bez VAT.
| Cecha | Faktura VAT | Faktura bez VAT (zw) | Rachunek |
|---|---|---|---|
| Kto wystawia? | Czynny podatnik VAT | Przedsiębiorca zwolniony z VAT | Podatnik, gdy przepisy nie wymagają faktury |
| Podstawa prawna | Ustawa o VAT | Ustawa o VAT | Ordynacja podatkowa |
| Informacje o VAT | Stawka i kwota podatku, wartości netto oraz brutto | Brak kwoty VAT, oznaczenie „zw” i podstawa zwolnienia | Brak stawki i kwoty VAT |
| Czy wystawienie jest obowiązkowe? | Tak, w przypadkach określonych w przepisach | Tak, gdy nabywca zwolnionego podatnika zażąda faktury w ustawowym terminie | Tak, gdy nabywca zażąda rachunku w ustawowym terminie |
Najważniejsze elementy faktury VAT i rachunku można ująć następująco:
- Faktura VAT – data wystawienia, numer, dane sprzedawcy i nabywcy, numery identyfikacyjne, data sprzedaży, opis towaru lub usługi, ilość, cena netto, rabaty, wartości netto, stawki i kwoty VAT oraz należność ogółem.
- Faktura bez VAT – data wystawienia, numer, dane stron, opis świadczenia, ilość, cena jednostkowa, należność ogółem oraz przepis wskazujący podstawę zwolnienia z VAT.
- Rachunek – dane sprzedawcy i nabywcy, data i numer dokumentu, rodzaj oraz ilość towarów lub usług, ceny jednostkowe i ogólna suma należności wyrażona liczbowo i słownie.
- Wspólny cel – wszystkie te dokumenty potwierdzają sprzedaż lub wykonanie usługi i mogą służyć jako dowód księgowy, o ile zostały wystawione zgodnie z właściwymi przepisami.
Dlaczego faktura bez VAT wypiera rachunek?
Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia podmiotowego albo przedmiotowego z VAT nie nalicza tego podatku. Nie może więc wykazać na dokumencie stawki ani kwoty VAT tak jak czynny podatnik. Może jednak wystawić fakturę bez VAT, na której wskazuje oznaczenie „zw” oraz podstawę prawną zwolnienia, jeśli jest wymagana.
Od zmian wprowadzonych w przepisach o VAT faktura bez VAT stała się bardziej ustandaryzowanym dokumentem niż tradycyjny rachunek. Zawiera dane oczekiwane przez księgowość kontrahenta i jest łatwiej obsługiwana przez systemy fakturowe. Dlatego w praktyce przedsiębiorca zwolniony z VAT często wystawia fakturę bez VAT zamiast rachunku.
Nie oznacza to jednak, że rachunek całkowicie zniknął. Jeżeli nabywca zażąda rachunku, a przepisy nie wymagają wystawienia faktury, przedsiębiorca powinien spełnić to żądanie w terminie wynikającym z Ordynacji podatkowej.
Kiedy i w jakim terminie wystawić dokument?
W przypadku przedsiębiorcy zwolnionego z VAT obowiązek wystawienia dokumentu często powstaje dopiero po żądaniu klienta. Nabywca może zażądać faktury w ciągu trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar albo wykonano usługę. Procedura zależy od rodzaju dokumentu i momentu zgłoszenia żądania:
- Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, wystaw fakturę w zwykłym terminie, czyli co do zasady nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży.
- Jeżeli jesteś zwolniony z VAT i klient zażąda faktury w miesiącu sprzedaży, wystaw ją do 15. dnia kolejnego miesiąca.
- Jeżeli klient zwolniony z VAT zażąda faktury po miesiącu sprzedaży, wystaw ją w ciągu 15 dni od zgłoszenia żądania.
- Jeżeli klient zażąda rachunku przed sprzedażą lub wykonaniem usługi, wystaw go najpóźniej w ciągu 7 dni od dostawy towaru albo wykonania usługi.
- Jeżeli żądanie rachunku pojawi się po sprzedaży, wystaw dokument w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.
Przykładowo, gdy usługa została wykonana 27 marca, a klient zażądał faktury 28 marca, dokument trzeba wystawić do 15 kwietnia. Jeśli żądanie faktury wpłynie 15 maja, termin wynosi 15 dni od tego dnia.
W przypadku rachunku żądanie zgłoszone 29 grudnia po dostawie towaru 29 września nadal mieści się w trzymiesięcznym okresie liczonym od końca miesiąca sprzedaży. W takiej sytuacji rachunek należy wystawić w ciągu 7 dni od żądania. Po upływie tego okresu przedsiębiorca nie ma już obowiązku wystawienia rachunku na tej podstawie.
Co wybrać w konkretnej sytuacji?
Czynny podatnik VAT powinien wystawić fakturę VAT, zwłaszcza gdy sprzedaż jest dokonywana na rzecz innego przedsiębiorcy. Zastąpienie jej rachunkiem nie jest właściwym sposobem dokumentowania transakcji objętej obowiązkiem fakturowania.
Przedsiębiorca zwolniony z VAT powinien najczęściej wystawić fakturę bez VAT z oznaczeniem „zw”, gdy klient potrzebuje faktury. Rachunek pozostaje możliwy, gdy nabywca zażąda właśnie tego dokumentu, ale w codziennym obrocie gospodarczym faktura bez VAT jest rozwiązaniem bardziej ustandaryzowanym.
O tym, jaki dokument zastosować, decydują przede wszystkim status sprzedawcy, rodzaj transakcji oraz żądanie nabywcy. Sama faktura bez VAT nie powoduje naliczenia podatku – potwierdza sprzedaż zwolnioną z VAT.
